업무 이메일 잘쓰는 법

업무 이메일을 잘쓰는 방법에 대해, 여러 글들이 있지만 핵심만 간략히 적어 본다. 모두 프로페셔널이 되길 바라며!

  • 제목
    • 메일 내용의 전반이 드러나도록 작성하여, 수신인의 시간을 줄여줄 것. 가장 중요한 Tip.
  • 수신자
    • 피드백이 반드시 필요한 당사자를 수신인으로 지정.
  • 참조(CC)
    • 피드백을 줄 필요는 없지만, 내용을 참고해야하는 이들을 대상으로 지정. 단, 불필요하게 참조를 넓히지 말고, 반드시 필요한 범위만 포함하는 것이 중요.
  • 숨은 참조(BCC)
    • 참조와 용도는 같으나, 수신자에게 참조인이 드러나지 않길 원할 때 사용.
  • 발송 메일
    • 두괄식으로 작성하여 핵심을 빠르게 전달.
    • 짧고 간결한 문체로 작성.
    • 요청사항이 있다면 명확하고 구체적으로 요구. (ex. 영희님, 내일 17시까지 회신 부탁드립니다.)
    • 추가 하거나 보충할 부분이 있다면 URL 링크를 추가.
    • 강조할 부분은 ‘색상, 진하게, 이탤릭체’ 등을 활용. (한가지만 활용해도 충분히 강조되며, 내용 중 너무 많은 강조를 남발하지 말 것*)
    • 최종 발송 이전 한 번 더 확인(첨부파일, 제목, 내용, 수신인, 참조인 등).
  • 회신 메일
    • 수신이 여러 명일 때, 전체 회신이 기본.
    • 본인이 수신자이거나, 내용 중 이름이 언급시 회신이 기본.
      • Lv. 1: 내용 확인에 대한 회신(ex. 철수님, 내용 잘 확인했습니다.)
      • Lv. 2: 내용 확인에 대한 회신 + 추가적인 조치 언급
      • Lv. 3: 내용 확인에 대한 회신 + 추가적인 조치 언급 –> 조치 후 다시 알림 (상대방이 묻기 전)
  • 전달 메일(Forwarding)
    • 첨부파일 등을 전달시, 반드시 첨부파일이 온 메일을 전달할 것(마지막 메일을 전달시 첨부파일이 전달 안됨*).
  • 발송 시간
    • 가급적 즉시 보내는 것을 기본으로 함.
    • 제대로 된 답변이 어려운 상황일 시, 확인했고 추가적인 상세 내용을 보내겠다는 회신을 보낼 것.
    • 워라밸(Work-life balance)에 대한 고려 필요. 가급적 ‘일과시간 이후’ 혹은 ‘주말, 공휴일’ 등에는 발송 및 회신을 지양해야할 것. 예약 발송(Send it later) 등의 기능을 활용하여 일과시간 중 빠르게 확인할 수 있는 배려 필요. (물론 회사 내 분위기와 상황에 따라 적용 가능*)

 

P.S. 모든 글은 개인의 생각의 형태를 견고하게 만들기 위한 기록입니다. 출처나 논리 등이 부족할 수도 있으며, 지속적으로 개선해나가는 것을 전제로 합니다. 따라서 피드백은 대환영입니다.

조직문화와 리더십

개인적으로 많이 부족하고 앞으로 많이 알아가야할 부분이다. 아주 큰 조직에서 일해본 적은 없으나, 성장하거나 쇠락하는 조직에서 일해본 바에 의하면 ‘조직문화와 리더십’은 어느 기업이나 조직에서 가지는 숙명이자 가장 중요한 정수이다. 올바른 조직문화와 리더십은 기업과 개인을 빠르게 성장시킬 것이다.

 

올바른 조직문화란 무엇인가?

정답은 없다. 기업마다 다를 수 있기 때문이다. 하지만 이 다름에 대해서, 기업 측면에서 명확하게 주지시킬 필요가 있다. 좋은 예의 하나가 우아한 형제들의 ‘송파구에서 일을 더 잘하는 11가지 방법’이라고 생각한다.

출처: 장영학의 브런치

핵심 포인트는 조직에서 지켜야할 ‘원칙’은 명확하게 알려주되, 그 이외의 것은 신경쓸 필요가 없도록 하는 것이다. 때때로 조직에서 뜻하지 않은 갈등이 생기고는 하는데, 이는 구성원 개개인의 문제가 있을 수도 있지만, 이러한 조직문화 혹은 조직시스템의 미비가 더 큰 문제라고 생각한다.

이는 일하는 방식에도 동일하게 적용 가능하다. 문제가 발생했을 때, 미숙한 매니저는 구성원의 실수를 탓하지만, 좋은 매니저라면 시스템의 개선을 통해서 문제를 해결할 수 있도록 할 것이다. (물론 지속적인 시스템 개선 이후에도 구성원이 실수가 발생한다면, 해당 업무에서의 개인의 역량 부족이라고 볼 수 있을 것이다.)

원칙이 없거나, 이러한 규칙에 대한 이해가 서로 다르게 이해될 경우, 조직에 빨간 불이 들어온다고 본다. 경영진과 리더는 이러한 부분에 대해서 지속적으로 가꿔나가야할 것이다.

 

올바른 리더십이란 무엇인가?

이 또한 정답은 없다. 하지만 우선적으로 전제되어야할 것이 위에서 언급한 ‘조직문화’이다. 조직문화에 따라서 리더십의 구조와 일의 방식은 변해야 할 것이다.

단, 모든 리더에게 공통 적용되는 부분은 있다고 본다. 지속적으로 업데이트해야할 리더십 가이드를 적어본다.

  • 솔선수범하기
  • 팀 동기부여하기
  • 함께 성장하기
  • 상호 피드백 하기
  • 목표 달성하기
  • R&R을 명확하게 하기
  • 올바른 방향성을 갖기

 

…

끝으로 관련하여 가장 많은 영감과 도움을 받는 블로그와 글 몇 개를 소개한다.

장영학의 브런치

 

P.S. 모든 글은 개인의 생각의 형태를 견고하게 만들기 위한 기록입니다. 출처나 논리 등이 부족할 수도 있으며, 지속적으로 개선해나가는 것을 전제로 합니다. 따라서 피드백은 대환영입니다.

일과 동기부여

모든 일에 있어 ‘동기부여’가 가장 중요하다고 본다. 기업이 구성원에게 가장 신경써야할 것이 있다면 무엇일까? 당연 ‘동기부여’이다. 그렇다면 동기부여는 어떻게 가능할까?

구성원들에게 ‘비전’을 보여 주는 것이다. 비전을 제시하는 방법에는 아래와 같이 크게 2가지가 있다고 본다.

1_물질적 보상

쉽게 말하면 연봉이고, 그 외에 성과급, 인센티브 등이 있을 것이다. 조직에서 팀 혹은 개인이 높은 성과를 올렸을 때, 물질적 보상을 확실히 해주는 것은 매우 중요하다고 생각한다. 이러한 부분이 잘 이뤄지지 않는다면 결국에 뛰어난 직원들은, 자신의 가치를 제대로 이해해주고 평가하는 조직으로 이동할 것이고 결과적으로 해당 기업은 손해를 입게될 것이다. 단순하게 기업은 조직구성원을 비용과 숫자로 보고 처리하는 순간, 조직원들의 이탈은 가속화 될 것이다.

2_뛰어난 동료들과 함께하는 성장

물질적 보상을 뛰어 넘어서 더 중요한 부분이 바로 이 부분이라고 생각한다. 장기적으로 물질적 보상을 크게 얻는 부분은 결국에 ‘뛰어난 동료들과 함께 일하면서 이루는 성장’을 통해 이뤄진다고 본다. 이러한 측면에서 함께 일하는 바로 윗상사 혹은 팀장 등의 시니어 역할이 매우 중요하다. 주니어, 시니어에 상관없이 서로에게 영감이 되어 자기 주도적(Pro-active)으로 학습하고 성장할 수 있어야 한다.

…

오랫동안 지속가능한 성장을 이루는 건강한 조직의 경우는 위와 같은 동기부여 시스템이 잘 갖쳐줘 있다고 본다. 경영진과 리더는 이러한 동기부여 시스템을 가시화 하고, 견고하게 만들 필요가 있다.

‘비전’이라고하면 간혹 뜬구름 잡는 이야기라고 오해할 수도 있는데, 위에서와 같이 매우 명확하고 구체적으로 설정하고 만들어갈 수 있는 부분이다. 이러한 구성원 개개인에 대한 비전 제시는, 곧 기업의 비전과 목표 달성을 더욱 빠르고 쉽게 달성하게 하는 촉매제가 될 것이다.

끝으로 비전과 관련된 ‘생텍쥐베리’의 명언을 소개한다. 여기서 바다는 뜬구름이 아니라 ‘바다 건너에 무언가(ex. 황금, 보물, 새로운 대지 등)’라는 매우 가시적인 목표이자 보상, 이상이다.

If you want to build a ship, don’t drum up the men to gather wood, divide the work and give orders. Instead, teach them to yearn for the vast and endless sea.
당신이 배를 만들고 싶다면, 사람들에게 목재를 가져오게 하고 일을 지시하고 일감을 나눠주는 일을 하지 말라. 대신 그들에게 저 넓고 끝없는 바다에 대한 동경심을 키워줘라.